Ewidencja gruntów i budynków powinna funkcjonować w zgodności z ustaleniami zawartymi w przepisach prawnych i technicznych, a jednocześnie spełniać oczekiwania otoczenia systemowego w zakresie realizacji zadań związanych z zaspokajaniem zapotrzebowania odbiorców indywidualnych i zbiorowych na dane ewidencyjne. Wyniki analizy zasad, uwarunkowań oraz okoliczności funkcjonowania ewidencji gruntów i budynków przeprowadzonej na tle teorii efektywności systemów działania i zasady racjonalnego gospodarowania dowodzą, że do opisu tego systemu można wykorzystać sprawność, jedną z cech systemowych. Ogólnie sprawność systemu powinna wyrażać jego skuteczność oraz ekonomiczność. Z uwagi na stan badań nad sprawnością funkcjonowania ewidencji gruntów i budynków w ogóle istnieje potrzeba opracowania metody oceny skuteczności tego systemu w danym miejscu i w danej chwili. Sytuacja ta wymaga zatem rozwiązania szeregu zadań badawczych, przede wszystkim sformułowania zestawu cech diagnostycznych, których stan decyduje o sposobie gromadzenia, udostępniania i doskonalenia danych ewidencyjnych oraz opisuje ich jakość i możliwości praktycznego wykorzystywania.