Zmienność genetyczną roślin uprawnych wyróżnia znaczenie praktyczne dla człowieka. Znaczenie i wartość kolekcji zasobów genowych roślin są uzależnione od zakresu i precyzji ich charakterystyki. W pracy przedstawiono najczęściej stosowane rodzaje i sposoby charakterystyki oraz sugerowane możliwości ich wykorzystania przez użytkowników. Przedstawiono przydatność danych paszportowych, opisu ekspedycyjnych miejsc zbioru, klasyfikacji botanicznej, charakterystyki oraz wstępnej i dodatkowej oceny obiektów. Zwrócono uwagę na znaczenie podstaw genetycznych przy tworzeniu systemów opisu zmienności oraz wyborze, definiowaniu i klasyfikacji cech (tzw. deskryptorów).
Sposób gromadzenia informacji odgrywa decydującą rolę w wielu dziedzinach działalności człowieka. Jedną z nich jest ochrona roślinnych zasobów genowych. Bez pełnej informacji o zgromadzonych zasobach niemożliwe jest efektywne zarządzanie nimi oraz ich wykorzystanie. Wartość zasobów genowych zależy bezpośrednio od ilości oraz jakości zgromadzonych informacji na ich temat. Materiały w banku genów są wartościowe wtedy gdy towarzyszą im informacje. Bez tych ostatnich nie przedstawiają większej wartości naukowej czy hodowlanej. Podstawową funkcją systemów dokumentacji roślinnych zasobów genowych jest gromadzenie i systematyzowanie dostępnych informacji na temat kolekcjonowanych obiektów w sposób umożliwiający ich przeszukiwanie jak również łatwe ich udostępnianie. Dobrze zaprojektowane systemy dokumentacyjne powinny być zgodne z przyjętymi standardami, umożliwiającymi ich łatwą percepcję przez innych użytkowników. W niniejszym opracowaniu scharakteryzowano strukturę systemów dokumentacji roślinnych zasobów genowych oraz opisano ich główne funkcje.