Ewidencja gruntów i budynków powinna funkcjonować w zgodności z ustaleniami zawartymi w przepisach prawnych i technicznych, a jednocześnie spełniać oczekiwania otoczenia systemowego w zakresie realizacji zadań związanych z zaspokajaniem zapotrzebowania odbiorców indywidualnych i zbiorowych na dane ewidencyjne. Wyniki analizy zasad, uwarunkowań oraz okoliczności funkcjonowania ewidencji gruntów i budynków przeprowadzonej na tle teorii efektywności systemów działania i zasady racjonalnego gospodarowania dowodzą, że do opisu tego systemu można wykorzystać sprawność, jedną z cech systemowych. Ogólnie sprawność systemu powinna wyrażać jego skuteczność oraz ekonomiczność. Z uwagi na stan badań nad sprawnością funkcjonowania ewidencji gruntów i budynków w ogóle istnieje potrzeba opracowania metody oceny skuteczności tego systemu w danym miejscu i w danej chwili. Sytuacja ta wymaga zatem rozwiązania szeregu zadań badawczych, przede wszystkim sformułowania zestawu cech diagnostycznych, których stan decyduje o sposobie gromadzenia, udostępniania i doskonalenia danych ewidencyjnych oraz opisuje ich jakość i możliwości praktycznego wykorzystywania.
Ewidencja gruntów jest środkiem trwałym, będącym w dyspozycji sfery nieprodukcyjnej i stąd też wszelkie nakłady gospodarcze związane z jej założeniem i postępującą modernizacją stanowią przykład inwestycji nieprodukcyjnych. Uwzględniając specyficzne, historycznie uzasadnione uwarunkowania dotyczące zakładania jednolitej ewidencji gruntów po zakończeniu II wojny światowej oraz tendencje rozwojowe katastru gruntowego, wyróżnione rodzaje inwestycji w ujęciu ogólnym można w odniesieniu do tego systemu informacyjnego scharakteryzować jako inwestycje: odtworzeniowe, zwiększające stan wyposażenia, modernizacyjne, rozwojowe, przyszłości. Zmierzając do osiągnięcia optymalnych korzyści ekonomicznych z ewidencji gruntów niezbędne jest realizowanie takich wariantów techniczno-ekonomicznych inwestycji, w których relacja między pracą żywą i uprzedmiotowioną odpowiada optymalnej stopie substytucji. Ustalona podczas konkretnej analizy wartość granicznego czasu zwrotu - optymalna stopa substytucji - musi być elementem rachunku ekonomicznej efektywności realizowanej inwestycji. W celu przeprowadzenia oceny efektywności ewidencji gruntów może być wykorzystana metoda analizy wartości, oparta na analizie funkcji i kosztów. Metoda ta umożliwia badanie systemów informacji zarówno istniejących, jak i projektowanych oraz zmierza do obniżenia kosztów badanego przedmiotu przy jednoczesnym zachowaniu lub podwyższeniu jego jakości.
Ewidencja gruntów, obiekt poznania otaczającego świata i działalności człowieka, ujęta w postaci materialnej, stanowi przedmiot długotrwałego użytkowania będący w dyspozycji sfery nieprodukcyjnej i spełnia specyficzną informacyjno-kontrolno-usługową rolę w gospodarce narodowej. Z uwagi na zgromadzony ładunek informacji wykorzystywana jest w rozlicznych procedurach decyzyjnych i posiada nierozerwalny związek zarówno z produkcją, jak i usługami. Podejmując próbę zdefiniowania problematyki ewidencji gruntów w ujęciu ekonomicznym należy zauważyć, że jako produkt pracy ludzkiej stanowi narzędzie, za pomocą którego człowiek oddziałuje na przyrodę, a ponadto jest użytkowana przez dłuższy czas, w okresie wykorzystywania stopniowo zużywa się i podlega odtwarzaniu. Można zatem uznać, z pewnym przybliżeniem, iż charakteryzuje się cechami przypisanymi środkom trwałym w ich klasycznej definicji. Traktowanie ewidencji gruntów jako swego rodzaju „środka trwałego" daje możliwość przeprowadzenia pogłębionej charakterystyki przez uwzględnienie takich jej cech jak: obiekt inwentarzowy, wartość, wartość użytkowa, jakość, stopień zużycia, amortyzacja, koszty eksploatacji. Efektywność działania ewidencji gruntów jako systemu informacyjnego można oceniać na podstawie stosunku osiągniętych wyników do nieodzownych nakładów poniesionych w celu uzyskania tych wyników, przy czym mogą być wykorzystane różne wzajemne relacje ogółu wyników i danego ich rodzaju oraz kosztów.