Sposób gromadzenia informacji odgrywa decydującą rolę w wielu dziedzinach działalności człowieka. Jedną z nich jest ochrona roślinnych zasobów genowych. Bez pełnej informacji o zgromadzonych zasobach niemożliwe jest efektywne zarządzanie nimi oraz ich wykorzystanie. Wartość zasobów genowych zależy bezpośrednio od ilości oraz jakości zgromadzonych informacji na ich temat. Materiały w banku genów są wartościowe wtedy gdy towarzyszą im informacje. Bez tych ostatnich nie przedstawiają większej wartości naukowej czy hodowlanej. Podstawową funkcją systemów dokumentacji roślinnych zasobów genowych jest gromadzenie i systematyzowanie dostępnych informacji na temat kolekcjonowanych obiektów w sposób umożliwiający ich przeszukiwanie jak również łatwe ich udostępnianie. Dobrze zaprojektowane systemy dokumentacyjne powinny być zgodne z przyjętymi standardami, umożliwiającymi ich łatwą percepcję przez innych użytkowników. W niniejszym opracowaniu scharakteryzowano strukturę systemów dokumentacji roślinnych zasobów genowych oraz opisano ich główne funkcje.